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Date d’entrée en fonction souhaitée : 1^er novembre 2025
Département : Support
Lieu d’affectation : Goma, R. D. Congo
Type de contrat : Temps plein (100 %), Contrat national

Mission

Geneva Call / Appel de Genève est une organisation non gouvernementale neutre et impartiale, dédiée à la promotion du respect, par les groupes armés et les autorités de facto (GAAD), des normes humanitaires internationales dans les conflits armés et autres situations de violence, en particulier celles liées à la protection des civils. Geneva Call / Appel de Genève concentre ses efforts sur l’interdiction de l’utilisation des mines antipersonnel, la protection des enfants contre les effets des conflits armés, l’interdiction de la violence sexuelle dans les conflits armés, l’élimination de la discrimination fondée sur le genre, la protection des infrastructures civiles et la garantie de l’accès humanitaire.

Rôle 

Sous la responsabilité du Support officer, la personne assistante sera chargée de l’accueil des visiteurs, de la saisie, de la réception, le classement du courrier et de la tenue de la caisse, dépenses du bureau de Goma.

Tâches et responsabilités

Accueil, saisie, et gestion du bureau

• Accueille et oriente les visiteurs ;
• Prépare et organise les réunions à la demande ;
• Assure le traitement du courrier, la saisie et les copies électroniques des documents, l’envoi et le classement ;
• Établit les lettres et les documents du bureau ; 
• Préparer les ordres de mission ; 
• Gère les appels téléphoniques entrants et sortants ;
• Gère le courrier électronique dans le respect des principes établis à cet effet ;
• Transmission du chèque au bénéficiaire ;
• Réceptionne et enregistre les pièces comptables ;
• Appuie le Support officer dans ses tâches de gestion administrative et financière (eau, électricité, petite caisse, photocopie, reluire, dossiers administratifs du personnel, gestion des agentes de nettoyage) ; 
• Contribue à organiser la logistique des réunions et ateliers ; 
• Gestion des questions des impôts et taxes ; 
• S’acquitte de toutes tâches annexes requises par l’équipe programme.

Gestion Financière et de trésorerie

• Tenir la petite caisse du bureau et produire le rapport mensuel ;
• Détenir un moyen matériel de conservation ;
• Prépare l’approvisionnement de la caisse ;
• Transmet les pièces de caisse pour le contrôle ;
• Veille sur les entrées de caisse : approvisionnement de caisse  et enregistrements ;
• Veille sur les sorties de caisse : dépense et enregistrements ;
• S’engage à acquitter en toute circonstance avec conscience, zèle et fidélité des travaux et missions qui lui seront confiés ;
• Veiller à la bonne application du Manuel de procédures administratives et financières ;
• Compiler les demandes d’avance ponctuelles et mensuelles ; 
• Contrôler/vérifier les rapports de dépenses des avances ; 
• Appuyer les collègues dans l’organisation de missions, ateliers et toutes autres activités, notamment les aspects logistiques et budgétaires ; 
• Procède aux déclarations des impôts et tâxes et les soumet à la validation de son supérieur ; 
• Toute autre tâche connexe .

Gestion logistique 

• Préparer et suivre les demandes d’achats et bons de commande ; 
• S’assurer du respect des procédures internes et des exigences des bailleurs pour les achats ; 
• Comparer les devis, préparer les tableaux d’évaluation des fournisseurs et soumettre pour approbation ; 
• Assurer la réception et le contrôle qualitatif et quantitatif des biens et services ; 
• Tenir à jour le registre des stocks (fournitures de bureau, carburant, matériel) ; 
• Contribuer à la prise des inventaires du matériel du bureau de Goma en conformité avec les procédures administratives et financières ; 
• Mettre en place un système de suivi pour les entrées et sorties des biens ; 
• Tenir l’inventaire du matériel informatique, mobilier et véhicules ; 
• Assurer le marquage des biens et le suivi de leur état ; 
• Préparer les rapports d’inventaire pour la comptabilité et l’audit ; 
• Planifier les déplacements du personnel (missions terrain, formations, visites) ; 
• Assurer la disponibilité des véhicules et du carburant ; 
• Gérer la location de véhicules ou de salles de réunion si nécessaire ; 
• Suivre les contrats de maintenance (véhicules, imprimantes, équipements IT) ; 
• Gérer la logistique pour les ateliers, séminaires et réunions ; 
• Assurer la gestion des stocks de fournitures de bureau et de produits d’entretien des véhicules ; 
• Gérer avec efficience le matériel et les équipements du bureau de Goma ; 
• S’assurer du bon entretien ménager quotidien du bureau en supervisant les chauffeurs et l’équipe de nettoyage ; 
• Préparer les rapports logistiques pour l’administration et la finance ; 
• Assurer le classement des documents logistiques (bons de commande, contrats, factures) ; 
• Veiller à la conformité avec les politiques internes et exigences des bailleurs ; 
• Toute autre tâche connexe.

Profil recherché

Formation (essentielle)

• Diplôme universitaire en comptabilité, finances, Administration des affaires. 

Expérience (essentielle)

• Avoir au moins 2 ans d’expérience dans un poste similaire au sein d’une ONG. 
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). 
• Connaissance des logiciels comptables et de gestion (Business central ou autres selon le contexte). 
• Tenue et suivi de la comptabilité courante (saisie, rapprochements bancaires, suivi des caisses). 
• Préparation et classement des pièces justificatives. 
• Appui à la préparation des rapports financiers. 
• Suivi des budgets et contrôle des dépenses. 
• Gestion des approvisionnements et suivi des stocks. 
• Préparation des dossiers administratifs et archivage.

Expérience (désirable) 

• Connaissance des règles des donateurs (GFFO, CDCS, CANADA, Canton, Echo,…) est un grand atout ; 
• Sens de la confidentialité et de l’intégrité. 
• Bonne communication écrite et orale. 
• Esprit d’équipe et collaboration avec les départements. 
• Adaptabilité et flexibilité.

Compétences professionnelles

• Planification et priorisation des tâches. 
• Respect des procédures financières et administratives. 
• Capacité à gérer simultanément plusieurs activités. 
• Rigueur et sens du détail.

Compétences organisationnelles

• Compréhension et respect des principes humanitaires ainsi que de la vision, de la mission et de la confidentialité de l’organisation.
• Flexibilité et capacité d’adaptation.
• Approche collaborative, axée sur le travail d’équipe et orientée vers les solutions.

Langues

• Excellente maîtrise du Français  
• Maitrise de l’anglais serait un atout

Pourquoi rejoindre Geneva Call ?

Ce poste offre la possibilité de contribuer à l’élaboration de politiques visant à protéger les civils dans les zones de conflit, de participer à des initiatives humanitaires vitales et de travailler à l’avant-garde de la défense du droit international. Si vous souhaitez avoir un impact concret dans certains des contextes les plus difficiles au monde, nous attendons votre candidature avec impatience.

Candidature

Veuillez soumettre uniquement votre CV et votre lettre de motivation, en suivant le lien ci-dessous, jusqu’au 14 octobre 2025, au plus tard :

Notre équipe des ressources humaines évaluera méticuleusement votre profil en fonction des exigences du poste pour lequel vous avez postulé. Étant donné que nous recevons un grand nombre de candidatures pour tous les postes que Geneva Call publie, il n’est pas possible de communiquer individuellement les résultats de nos décisions à chaque candidat. Par conséquent, seuls les candidats présélectionnés seront contactés par l’équipe RH afin d’être invités à un test écrit – puis aux étapes suivantes s’ils sont retenus, c’est-à-dire l’entretien et les autres évaluations jugées appropriées.

Diversité et inclusion

Geneva Call regroupe de nombreuses nationalités, cultures, langues et opinions. L’organisation offre un environnement de travail inclusif à l’ensemble de son personnel. Les candidatures sont particulièrement encouragées de la part de tous les candidats qualifiés, sans distinction de race, de couleur, de sexe, d’origine nationale, d’âge, de religion, de handicap, d’orientation sexuelle ou d’identité de genre.

Mission

Geneva Call is a neutral and impartial non-governmental organization dedicated to promoting respect by Armed Groups and De Facto Authorities (AGDAs) for international humanitarian norms in armed conflict and other situations of violence, in particular those related to the protection of civilians. Geneva Call focuses its efforts on banning the use of anti-personnel mines, protecting children from the effects of armed conflict, prohibiting sexual violence in armed conflict, working towards the elimination of gender discrimination, protecting civilian infrastructure, and ensuring humanitarian access. 

Role

Under the supervision of the Head of the European Union (EU)/Europe Office, the EU Affairs and Office Assistant will play a pivotal role in supporting the Brussels Office’s mission to reinforce the organisation’s visibility, influence, and resource base within the European context.

The Assistant will provide substantive and administrative support across policy, fundraising, and communications streams, contributing to the daily functioning of the Brussels Office. By ensuring effective liaison with EU institutions, member states, think tanks and civil society actors, the Assistant will help position the organisation as a credible and valued partner on humanitarian, peace and development issues.

This role combines administrative and operational support with substantive contributions to EU affairs: managing office coordination for the Head of Office, assisting with day-to-day administration, while also drafting analytical material, monitoring EU-level policy processes, coordinating targeted initiatives, and contributing to the Brussels Office’s communications outputs. The Assistant will work closely with colleagues in headquarters, Brussels Office and field missions to ensure coherence and impact in EU-focused initiatives.

Duties and Responsibilities

• Administrative and organisational support to the Head of the Brussels Office, ensuring smooth coordination of schedules, meetings, and reporting obligations.
• Monitoring of EU affairs, particularly developments in EU external action, humanitarian policy, peacebuilding, and international cooperation; timely identification of opportunities and risks relevant to Geneva Call’s mission.
• Contribution to Brussels Office strategies, including the support to the Head of Office in development and implementation of approaches aimed at enhancing Geneva Call’s visibility and access to EU institutions, member states, and policy fora.
• Policy and research support, including background research, drafting of reports, detailed briefing notes, policy papers, speaking points, and other substantive materials in coordination with Geneva Call units.
• Maintenance of stakeholder networks: systematically mapping and updating EU contacts, monitoring interactions and follow-up, and supporting targeted institutional outreach.
• Supporting the Head of Office in liaising with EU officials, member states, international organisations, NGOs, and policy platforms (e.g. EPLO, VOICE), including attending external meetings, conferences, and events, and preparing summary notes and follow-up actions for internal circulation.
• Communications support, including preparation of inputs for articles, press releases, policy blogs and social media inputs related to EU affairs, in close coordination with the Global Communications Unit.
• Supporting cross-office initiatives by collecting and providing Brussels-specific information and insights to inform organisational strategies and programmes.

Requirements

Experience

• Minimum 2-3 years’ relevant experience in international relations, political affairs, EU policy, or related fields.
• Sound understanding of EU institutions, policies, and decision-making processes.
• Demonstrated experience in research and drafting for international organisations, NGOs, or consultancies.
• Familiarity with EU external action, humanitarian and peacebuilding agendas.
• Prior experience of advocacy and institutional liaison in Brussels is a strong asset.

Competencies and skills

• Excellent communication and drafting skills in English; proficiency in French highly desirable.
• Strong analytical and research capacity; ability to distil complex information into concise and accessible products.
• Confidence in engaging with policymakers and diverse stakeholders.
• Strong organisational skills, including the ability to prioritise, work independently and meet deadlines under pressure.
• A collaborative working style, with sensitivity to cultural diversity and team dynamics.
• Demonstrated commitment to humanitarian principles, peacebuilding and international cooperation.
• Ability to convey complex political and policy issues with clarity and persuasion.
• Strategic thinking with capacity to contribute to positioning efforts in Brussels and EU-level policy spaces.

Desirable

• Prior experience in EU affairs linked to humanitarian and peace issues.
• Knowledge of additional EU languages.

Additional information

Why join Geneva Call? 

Geneva Call consists of many diverse nationalities, cultures, languages, and opinions fostering an inclusive working environment for all staff. If you are passionate about making a tangible impact in some of the world’s most challenging contexts, we look forward to your application. 

For Application

We particularly encouraged applications from all qualified candidates without distinction on the grounds of race, color, sex, national origin, age, religion, disability, sexual orientation, and gender identity.

Please only submit your CV and cover letter by 9^th October 2025 through the link below:

Our HR team will meticulously evaluate your profile in line with the requirements of the post you have applied for. Since we receive a good number of applications for all the positions Geneva Call advertises, it is not possible to communicate the results of our decisions with every candidate individually. Therefore, only the short-listed candidates will be contacted by the HR team to invite them for written test – and the steps afterwards if they qualify i.e., interview and other assessments as deemed appropriate.